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谈项目管理中的沟通管理

2019-09-23 09:59177

作者 | John Zhang

沟通是项目经理最重要的技能,项目经理90%的工作是与相关方进行各种沟通。项目经理有效的沟通可以帮忙项目顺利完成,而失败的沟通则会阻碍项目进度。

一般来说沟通过程过分以下几个部分,编码,传递信息,解码,媒介,噪声,确认和反馈。以项目经理召开项目启动大会为例,项目经理对以文字的形式起草项目启动会议的邀请(编码),通过邮件会议邀请(媒介)的形式发给相关方(传递信息),收到会议邀请的相关方解读邮件信息(解码),相关方在评估项目参与程度及日程安排后(确认),接受或者拒绝会议邀请(反馈)。在整个沟通过程中,项目经理及相关方可能存在情绪,知识,文化水平,偏见等(噪音)会影响该沟通过程顺利进行。

召开项目启动大会的沟通过程中,项目经理主动发送会议邀请给相关方,称为推式沟通。推式沟通可以确保发送信息,但是由于存在噪音,解码等过程,不能确保信息送达以及正确解码。完成项目启动大会后,项目经理会在公司网站上传会议纪要,项目进度等,相关方在需要时登陆网站查询必要信息,称为拉式沟通。拉式沟通对相关方的主动性要求较高。以上两种沟通方式都有弊端,更为理想的沟通方式是互动沟通,项目进行过程中实时进行信息交换,通常使用即时沟通方式,如电话,会议等。

项目沟通需要尽量避免错误的沟通,在项目沟通的规划管理阶段就应该确认好沟通的方法,发送方,接收方和正确的信息。以下通过两个小故事来深入了解沟通过程需要注意的事项:

 故事1:

有一个秀才去买柴,跟卖柴的人说“荷薪者过来!”,卖柴的人不明白“荷薪者”是什么意思,但是听懂了“过来”两个字,于是把柴担到秀才面前。秀才又问“其价如何?”,卖柴人只听懂了“价”这个字,于是告诉了秀才价钱。秀才接着问“外实而内虚,烟多而焰少,请损之(你的木柴外面是干的,内面确是湿的,燃烧起来,烟多而火焰小,降点价钱吧。)”卖柴人一个字没听懂,担着柴就走了。

这个故事给我们的启示是,沟通过程中要用简洁的语言表述,要让别人听得懂,否则,无论怎样华丽的语言,都无法让沟通对象理解,便失去了沟通的意义。在项目管理工作中,项目经理要面对各种不同知识水平和背景的相关方,有较高知识水平的项目发起人,客户,也有生产技术层面的一线技术工人,面对不同相关方用不同的表达语言沟通效果会不一样。与项目发起人及客户沟通,如果是外企,需要使用英文及较为正式的称谓和沟通语言,而在与内部技术一线工人沟通时则必须用汉语,并且要通俗易懂。

 故事2:

一把坚实的大锁挂在大门上,一根铁棍费了九牛二虎之力也无法将锁撬开。钥匙来了,他瘦小的身子转进锁芯,轻轻松松就把锁打开了。铁棍很奇怪的问钥匙“为什么我费了那么大的力气也打不开,而你却轻而易举的把它打开了?”钥匙说“因为我最了解它的心。”

这个故事给我们的启示是,每个人的心有一把锁,使用蛮力并不能获得很好的效果,只有了解对方,让对方理解自己表述的意思,才能获得开启对方心房的钥匙。在我们的项目管理沟通过程中,要注意识别相关方的期望,与相关方保持有效沟通,减少矛盾。

除了以上两个小故事给予的启示,在项目管理的沟通中还应该注意以下事项:

1。正确的语法和拼写;
2.清晰的目的和表述;
3.连贯的思维逻辑;
4.积极倾听;
5.理解文化和个人差异。

我们要在日常工作中不断强化沟通技巧,在项目管理过程中才能进一步提高工作效率,促进问题的解决,并激励团队。

 

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